Politica de confidentialitate si protectie a datelor cu caracter personal

Vă mulțumim pentru încrederea acordată serviciilor de obținere a certificatului de cazier judiciar OBȚINE CAZIER. Respectarea dreptului dumneavoastră la protecția datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru noi, astfel încât Site-ul operează în condiții de transparență față de dvs. și în deplină conformitate cu toate prevederile legale incidente în materie.

Politica de confidențialitate a datelor cu caracter personal are scopul de a vă oferi informații clare, detaliate și transparente cu privire la modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (în continuare ,,Regulamentul UE” ), ale Legii 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului, ale Legii 363/2018 privind protecţia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării, urmăririi penale şi combaterii infracţiunilor sau al executării pedepselor, măsurilor educative şi de siguranţă, precum şi privind libera circulaţie a acestor date (în continuare ,,Legislația Națională” ) precum și orice alte prevedere legale impusă de legislația românească (toate acestea în continuare denumire generic „GDPR”)

Totodată vă informăm că ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această politică pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale legislației GDPR.

Site-ul OBȚINE CAZIER (în continuare ,,Site-ul”) este administrat și gestionat de către FlowDocs S.R.L., persoană juridică română, cu sediul în sat. Poiana Mărului, comuna Mălini, str. str. Principală, nr. 289, jud. Suceava, înregistrată la Oficiul pentru Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Suceava sub nr. J2026050722000, având cod unic de înregistrare 55458545 (în continuare ,,noi” sau ,,Societatea”).

Noi suntem operatorii de date cu caracter personal în sensul legislației GDPR, astfel încât vă încurajăm să ne contactați ori de câte ori aveți nelămuriri sau doriți informații suplimentare referitoarea la politica de procesare a datelor cu caracter personal, având la dispoziție următoarele date de contact:

• Prin e-mail la următoarea adresă: contact@obtinecazier.ro.

În principiu datele cu caracter personal pe care le colectăm și procesăm sunt datele pe care dumneavoastră ni le transmiteți în mod direct în momentul în care utilizați serviciile de obținere a certificatului de cazier judiciar de pe Site.

Astfel, la momentul în care plasați o comandă și completați formularul în vederea obținerii certificatului de cazier judiciar, noi vă solicităm adresa de email, nr. de telefon, carte de identitate și selfie cu cartea de identitate în mână pentru persoane fizice, respectiv, certificat de înregistrare și carte de identitate administrator pentru persoane juridice, precum și adresa de livrare în cazul alegerii opțiunii de livrare la domiciliu.

Așadar, categoriile de date cu caracter personal pe care noi le colectăm sunt următoarele:

2.1. Datele pe care dvs. ni le furnizați direct:

• Datele din cartea de identitate solicitate de autoritățile statului pentru eliberarea certificatului de cazier judiciar (nume, prenume, CNP, domiciliu ș.a.m.d.);
• Adresa de e-mail - pentru comunicarea certificatului de cazier judiciar;
• Datele de livrare - nume și prenume persoană fizică / denumire persoană juridică, adresă de livrare și număr de telefon pentru contact;
• Date de facturare – dacă solicitați factură pentru persoane fizice sau juridice;

2.2. Date colectate automat (pentru funcționarea corectă a site-ului):

• Adresa IP și agentul utilizatorului (browser și tip dispozitiv);
• Data și ora exprimării consimțământului;
• Identificatorul unic al comenzii (UUID);
• Starea acceptării Termenilor și Condițiilor, Politicii de Confidențialitate și Autorizației de procesare;
• Cookie-uri (detalii în Politica de Cookie-uri)

În calitate de utilizator al Site-ului OBȚINE CAZIER dvs. puteți încărca documente care conțin date cu caracter personal (ale dvs, precum date de identificare, date bancare, informații contabile, juridice ș.a.m.d.).

Înțelegem caracterul sensibil al acestor informații și vă asigurăm de întreaga noastră colaborare pentru asigurarea confidențialității datelor furnizate, sens în care ne asumăm următoarele angajamente:

• Documentele încărcate nu sunt și nu vor fi folosite în niciun alt scop decât obținerea certificatului de cazier judiciar;
• Nu păstrăm copii ale documentelor după transmiterea / livrarea certificatului de cazier judiciar mai mult decât termenul indicat (a se vedea în acest sens Secțiunea 5 privind durata stocării);
• În timpul procesării documentele sunt accesibile doar personalului autorizat, respectiv avocații colaboratori ai Societății și personal tehnic cu roluri de suport;

Folosim datele dvs. cu caracter personal exclusiv pentru a vă oferi serviciile de obținere a certificatului de cazier judiciar asigurate de Site într-o modalitate sigură, eficientă și adaptată cerințelor dumneavoastră.

Astfel, vom colecta și procesa datele dvs. în următoarele scopuri:

4.1. Pentru prestarea serviciilor de traducere solicitate de dvs. în conformitate cu prevederile art. 6 alin. 1 lit. b din Regulamentul UE:

• Procesarea și livrarea comenzilor (online și, la solicitarea expresă, prin servicii de curierat).

4.2. Pentru a respecta obligațiile legale în conformitate cu prevederile art. 6 alin. 1 lit. c din Regulamentul UE:

• Evidențe contabile și fiscale;
• Răspunsuri către autorități publice;

4.3. Pentru a îmbunătăți serviciile OBȚINE CAZIER în conformitate cu prevederile art. 6 alin. 1 lit. f din Regulamentul UE:

• Analiza modului de utilizare al Site-ului pentru optimizare;
• Prevenirea fraudelor;
• Asigurarea securității cibernetice;

4.4. Pentru marketing, pe baza consimțământului dumneavoastră în conformitate cu prevederile art. 6 alin. 1 lit. a din Regulamentul UE:

• Trimiterea de oferte și newslettere, în cazul în care ați optat expres pentru acest lucru (în acest caz utilizând strict adresa de e-mail, numele și prenumele dvs)

Documentele transmise de către dvs. pentru furnizarea serviciilor de obținere a certificatului de cazier judiciar vor fi șterse în termen de 6 luni de la data livrării certificatului de cazier judiciar, cu excepția cazurilor în care păstrarea unor date este necesară conform legislației aplicabile avocaților sau justificată de interesele noastre legitime.

Putem transmite datele dumneavoastră cu caracter personal către următoarele categorii de destinatari, strict în măsura necesară și în conformitate cu temeiurile legale prevăzute de GDPR:

• Furnizori de infrastructură IT și hosting (ex. Romarg pentru găzduirea site-ului și baza de date, Amazon Web Services – AWS pentru procesarea comenzilor, API-uri și stocare securizată de fișiere);
• Procesatorul de plăți online (ex. EuPlătesc), exclusiv în scopul efectuării tranzacțiilor;
• Furnizori de servicii de facturare și evidență contabilă (ex. SmartBill, contabilitate);
• Parteneri contractuali implicați în prestarea serviciului (ex. avocați colaboratori pentru depunerea cererilor și obținerea documentelor);
• Furnizori de servicii de curierat, în cazul în care ați optat pentru livrarea documentelor în original;
• Autorități publice sau instituții de aplicare a legii (ex. Poliția Română), exclusiv atunci când există o obligație legală expresă.

Toți destinatarii datelor sunt obligați prin contract să asigure un nivel adecvat de protecție a datelor și să nu utilizeze informațiile transmise în alt scop decât cel agreat.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate pe servere securizate operate de Romarg, în centre de date situate în Uniunea Europeană. Alegerea Romarg ca furnizor de servicii de găzduire ne permite să beneficiem de un nivel ridicat de securitate fizică și digitală, precum și de conformitatea acestuia cu cerințele Regulamentului UE întrucât acest furnizor deține certificări relevante de securitate impuse de legislația europeană în materie astfel încât datele dvs. cu caracter personal să beneficieze de cele mai înalte standarde de securitate și protecție.

În principiu, datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului obtinecazier.ro sunt stocate și prelucrate în România și în Spațiul Economic European (SEE).

Totuși, în anumite situații, este posibil ca unele date să fie transferate către țări din afara SEE, de exemplu atunci când utilizăm furnizori de servicii (cum ar fi servicii de cloud sau stocare, newsletter, analiză web sau suport tehnic) cu infrastructură sau personal în afara SEE.

Ne angajăm să evaluăm constant riscurile transferului și să aplicăm măsuri suplimentare de securitate, acolo unde este necesar, în conformitate cu orientările Comitetului European pentru Protecția Datelor (EDPB) și ale Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Datele furnizate de dvs. sunt extrem de importante pentru noi și vă asigurăm că luăm în mod constant toate măsurile necesare pentru implementarea unor condiții tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea protecției și confidențialității acestora.

Protecția confidențialității datelor dvs. reprezintă o prioritate pentru noi.

În conformitate cu prevederile GDPR, beneficiați de o serie de drepturi în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal:

10.1. Dreptul de acces – în cazul în care considerați că informațiile prezentate pe larg în cuprinsul prezentei secțiuni nu sunt suficiente ori doriți verificarea cu exactitate a datelor dvs. colectate de noi, puteți în orice moment să ne solicitați informații suplimentare cu privire la datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră;

10.2. Dreptul la rectificare – în orice moment aveți dreptul de a ne solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete, asigurându-vă că într-un termen rezonabil operatorii noștri vor da curs solicitării dvs.;

10.3. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – puteți solicita în orice moment ștergerea datelor atunci când acestea nu mai sunt necesare sau când v-ați retras consimțământul, asigurându-vă că în cel mai scurt timp operatorii noștri vor da curs solicitării dvs.;

10.4. Dreptul la restricționarea prelucrării – în anumite situații, puteți solicita suspendarea prelucrării datelor;

10.5. Dreptul la portabilitatea datelor – ne puteți solicita comunicarea datelor colectate și procesate către un alt operator de date, operatorii noștri urmând să facă acest lucru numai pe baza consimțământului dumneavoastră expres în acest sens;

10.6. Dreptul de opoziție – aveți dreptul de a vă opune colectării și prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;

10.7. Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate – aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare;

10.8. Dreptul de a sesiza autoritățile competente – totodată vă informăm că în orice moment aveți dreptul de a contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Datele de contact ale Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): sediul în B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, E-mail: anspdcp[at]dataprotection.ro sau dpo[at]dataprotection.ro, telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212.

Pentru orice nelămurire, solicitare sau sesizare privind datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta astfel:

• Prin e-mail la următoarea adresă: contact@obtinecazier.ro.

Vă mulțumim că aveți încredere în OBȚINE CAZIER și în angajamentul nostru pentru confidențialitate, transparență și respectarea deplină a drepturilor dumneavoastră!

Prezenta politică a fost actualizată la data de 06.10.2025.